La migration vers un nouveau logiciel est une décision importante pour chaque cabinet. C’est pourquoi, chez IdealSoft, nous en avons fait un point d’honneur que d’accompagner et d’aider nos clients dans cette transition. Nous avons, à ce titre, créé un nouveau poste de Chef de Projet Migration. Pour vous faire découvrir notre méthodologie, nous vous proposons une interview d’Arnaud Doillon, Chef de Projet chez IdealSoft.
Cela fait suite à la publication de notre guide complet « Comment réussir une migration », que nous vous invitons à relire sur notre blog : https://idealsoft.fr/comment-reussir-votre-changement-de-logiciel/.
Bonjour Arnaud, est-ce que tu peux te présenter ?
Bonjour, je suis Arnaud Doillon, j’ai 41 ans, j’habite à Montpellier. J’ai été responsable de projet dans différentes structures informatiques. J’ai rejoint l’équipe d’IdealSoft il y a un peu moins d’un an pour porter tous les projets de migrations.
Est-ce que tu peux nous rappeler ce que tu entends par « projet de migration » ?
C’est tout simplement lorsqu’un cabinet immobilier décide de changer de logiciel métier.
Comment tu sais lorsqu’il y a un projet de migration ?
C’est le service commercial qui m’en fait part quand ils ont contractualisé un nouveau client.
Et toi dans tout ça, quel est ton rôle ?
Mon rôle est d’encadrer cette transition, de coordonner nos équipes et d’accompagner le client pour qu’il puisse prendre en main son nouvel outil de façon optimale. C’est en fait, assurer une satisfaction client de sa signature jusqu’à la prise en main de l’outil.
Et concrètement, comment cela se passe ?
Nous avons un process clair et défini. Et nous le suivons à la lettre. D’abord, le service commercial a mis en place un contrat. Ensuite, nous organisons une passation de dossier au travers d’une réunion d’accueil. Je me présente, j’explique au client comment nous allons travailler. En fonction de ses objectifs, je coordonne les équipes en interne afin d’établir un calendrier. Cela permet au client de connaître les différentes étapes et les dates importantes du projet. Cela lui procure une satisfaction. Le secret de cette satisfaction est de savoir rester transparent, précis et flexible à la fois. Nous avons un objectif commun, le client et nous, à atteindre.
Comment est-ce que tu mesures la satisfaction client ?
Après la signature du contrat, nous avons mis en place trois objectifs principaux. D’abord, c’est que la totalité des prérequis pour l’utilisation de notre logiciel soient respectés par le client. Le second objectif, c’est que la reprise des données soit la plus simple et la plus fine possible. Enfin, le 3ème objectif, c’est que le client se sente le plus accompagné possible dans la découverte d’ImmOpen. Ce sont les fils rouges d’une migration bien menée chez IdealSoft.
Comment fais-tu pour atteindre ces objectifs ?
La première chose que je fais, c’est de rassurer le client. Nous organisons une réunion de présentation dans laquelle je déroule tous les prérequis. Ainsi, le client passe d’une relation commerciale à une relation plus technique concernant l’installation et le déploiement de la solution.
En deuxième lieu, nous organisons la reprise de données en plusieurs phases. Pour qu’elle soit la plus fine possible, nous mettons à disposition du client, une plateforme « test » avec toutes ses données. Du coup, le client va pouvoir découvrir son environnement. Nous attendons ensuite une validation de sa part, comme un « bon à migrer ». Nous pourrons ainsi lancer la reprise de données définitive. Tant que nous n’avons pas l’accord du client, nous ne mettons pas en place de reprise de données définitive. En aparté, nous sommes sur une reprise de données personnalisée et non pas industrielle.
Enfin, pour que le client prenne en main ImmOpen, nous organisons la mise en place des formations. Nous sommes certifiés Qualiopi, donc nous suivons un processus qualitatif qui a été validé et reconnu par une instance extérieure. Et dans ce cadre-là, nous proposons des formations, non pas sur une base de données test mais sur la base de données définitive. Ceci, pour que le client puisse se former sur des éléments concrets. Cela demande une coordination de nos ressources internes : le responsable de migration, le responsable infra-réseau et les formateurs. Pour cela, je communique souvent avec le client pour respecter les délais.
Est-ce qu’il t’arrive de rencontrer des difficultés ?
Chaque cabinet est unique et mérite d’avoir un accompagnement personnalisé. Certains ont déjà vécu une reprise de données et d’autres non. Plutôt que de parler de difficultés, je dirai que nous faisons face à des craintes qui sont bien connues. On les a déjà rencontrées. Cela fait 40 ans que l’entreprise accompagne ses clients. C’est pour ça que le facteur humain est important dans notre relation avec le client : rassurer, accompagner, communiquer, encadrer, coordonner, adapter …etc. Ce sont des mots qui font partie de notre ADN.
Puisque tu en parles, quelles sont les craintes qui reviennent le plus souvent ?
La crainte d’une reprise de données incomplète, celle de perdre des données, celle de la mauvaise réactivité de notre équipe, d’un mauvais suivi, etc.
Et comment tu les anticipes ?
Ce sont précisément toutes ces craintes qui nous ont « guidées » dans l’élaboration de notre processus actuel. En effet, nous avons maintenant et depuis plusieurs années des retours très positifs au niveau de la réactivité de notre équipe. Nous avons un programme de formation, qui permet aux clients de monter rapidement en compétences sur l’outil. Notre équipe support est constituée de formateurs et de développeurs qui répondent rapidement au téléphone. Nous faisons le nécessaire pour assurer la satisfaction client puisque c’est cela qui nous permet d’avancer dans la bonne direction.
Comment tu qualifierais votre processus ?
Je dirai que notre façon de gérer le sujet fonctionne parce que notre développement marche pour beaucoup grâce au « bouche à oreille », nos clients nous recommandent. Les enquêtes de satisfactions que nous menons régulièrement nous montrent que nos clients sont satisfaits de la façon dont leurs migrations ont été gérées. D’ailleurs, je crois savoir que prochainement sur notre blog nous publierons des témoignages clients.
Merci d’avoir répondu à toutes ces questions, en conclusion nous pouvons dire que ce n’est pas que notre logiciel ImmOpen qui est complet mais aussi notre accompagnement. Surtout lors d’une migration.
