Comment réussir votre changement de logiciel 

S’interroger sur ses pratiques ou son mode de fonctionnement est le quotidien de tout chef d’entreprise. L’administrateur de biens n’échappe pas à la règle. Il doit à intervalle régulier évaluer l’efficience de ses processus et de son organisation. Surtout, la digitalisation a fait son œuvre : l’Administrateur de Biens, comme toute entreprise, vit aujourd’hui dans un monde connecté. Ses clients le sont, et attendent de lui qu’il le soit également.

La question du changement de solution logicielle, tôt ou tard, se pose à lui. Il ne s’agit plus aujourd’hui de savoir s’il doit migrer vers une solution plus efficace, génératrice de davantage de valeur ajoutée, mais plutôt quand, et comment le faire et vers laquelle se diriger. Pour vous accompagner dans cette démarche, nous avons conçu un guide didactique pour une migration sereine et réussie. Il répondra, nous l’espérons, aux questions que vous vous posez dans le cadre de l’évolution de votre agence.

Pourquoi évoluer vers une nouvelle solution logicielle ?

Pour une agence immobilière, la question de la migration vers une nouvelle solution informatique peut-être motivée par des raisons de nature variées.

Toutefois, elles convergent toutes vers un même objectif : soutenir, pérenniser et développer l’activité de l’agence.

Agir en chef d’entreprise performant : quelle que soit sa taille, votre cabinet est une entreprise. Et comme pour toute entreprise, sa pérennité repose sur sa capacité à développer et à croître. Longtemps l’Administrateur de Biens – et c’est encore parfois le cas – ne s’est lui-même considéré que comme exerçant une profession libérale réglementée. Fort de ce statut, il se pensait dispensé du devoir d’élaborer une vision entrepreneuriale de son activité.

Aujourd’hui, il n’a plus le choix : à l’instar de toute autre activité, la digitalisation le pousse à vaincre sa résistance au changement pour se réconcilier avec son âme d’entrepreneur. C’est-à-dire élaborer et porter une vision pour son entreprise, soutenir ses objectifs par des actions appropriées et concilier ses propres enjeux avec la satisfaction et la fidélisation de ses clients. Pour ce faire, il s’appuie sur les outils et l’organisation qui lui permettront d’atteindre les objectifs qu’il s’est fixés. C’est donc dans un juste équilibre entres prises de risque et nécessaires évolutions que l’ADB pérennise son activité sans la mettre en danger.

Adopter une vision orientée client
La tendance est générale : une large majorité d’entreprise se dit désormais convaincue des bénéfices du customer-centrisme, et se targuent d’avoir centré leur fonctionnement sur les besoins et les comportements de leurs clients. Les Agences Immobilières ne sont pas épargnés par cette tendance. En tant qu’entrepreneur, ils placent eux aussi le customer-centrisme en ligne de mire. Démarche qui, en théorie, leur permet de générer davantage de satisfaction chez leurs clients et donc, incidemment, de développer leur chiffre d’affaires. Mettre l’accent sur les problématiques de ses clients et leur satisfaction, c’est se différencier. C’est développer une attractivité nouvelle et construire une proposition de valeur unique. Dès lors, c’est également augmenter ses parts de marché et la valeur ajoutée de ses prestations.

Gagner en efficacité
Les nouveaux objectifs que vous vous êtes fixés imposent de repenser votre mode d’organisation et vos processus actuels. Ce mouvement de rationalisation des méthodes de travail (éviter les doublons de rapprochement, intégration automatique de documents via le cloud,), d’automatisation de certaines tâches (import de relevés bancaires, rapprochements automatiques,) de transferts d’autres tâches vers vos clients a pour effet de libérer vos collaborateurs d’activités à faible valeur ajoutée.

Pour eux comme pour votre société. Par exemple, des données saisies en ligne par votre client n’ont plus besoin de l’être à nouveau dans votre cabinet. L’adoption d’une nouvelle solution logicielle doit permettre de libérer le temps. Vos équipes deviennent plus productives, plus performantes, plus efficaces. Elles traitent davantage de dossiers. Elles consacrent plus de temps à vos missions historiques : accompagnement des clients, gestion du patrimoine…

Des prestations nouvellement facturées ou mieux facturées comme par exemple la transmission automatique des flux d’informations lors des visites de copropriétés. La tendance lourde est à la tension sur les honoraires. On facture une heure, et on travaille une heure et demie. Dans ces conditions, il n’y pas le choix : il faut améliorer sa productivité. Pour un cabinet d’Administrateur de Biens, le besoin des clients doit désormais passer avant tout. Et pour satisfaire ces besoins, il est indispensable de se poser les bonnes questions : de quoi mes clients ont-ils besoin ? Qu’attendent ils de notre cabinet ? Sur quoi pourrions nous évoluer pour leur apporter quelque chose que nous ne leur apportons pas aujourd’hui : tableau de bord, compteur de gestion, retrouver des documents…etc.

Se recentrer sur son cœur de métier
Dans ce contexte, l’enjeu dans le choix de votre solution est donc multiple :

  • Opter pour des solutions permettant d’élargir votre offre de service
  • Sécuriser votre travail et gagner en productivité avec des outils intégrés à votre solution de production.
  • Diminuer le coût de traitement de l’information pour vous permettre de systématiser ces nouvelles missions de conseil pour vos clients.

Les bénéfices à migrer sont de deux ordres. D’abord des bénéfices fonctionnels : son fonctionnement va évoluer et certaines tâches vont pouvoir être faite directement par le client ou par la solution logicielle. Et aussi des bénéfices RH : les collaborateurs, forcément, vont monter en compétences. Vers plus de technicité, plus de conseil et de gestion.

Quelle solution logicielle ? Celle qui, comme nous l’avons évoqué, vous permettra, parce qu’elle est moins chronophage et plus complète, de vous recentrer sur votre cœur de métier. Et de valoriser votre expertise, au propre comme au figuré. Cette automatisation des tâches subalternes vous permettra un développement de votre activité au profit de plus d’accompagnement et de conseils. Cela vous permettra de proposer des services complémentaires.

Une migration réussie est une migration bien préparée

Un changement, quel qu’il soit, se prépare : c’est un gage de sérénité, et la condition nécessaire à recueillir tous les bénéfices que vous êtes en droit d’attendre de nouvelles technologies. Alors faites d’une évolution désormais incontournable et irréversible une réelle opportunité pour votre agence.

La transformation digitale du cabinet immobilier requiert la mobilisation de chacun
C’est un processus inéluctable. Vous prenez maintenant conscience de la pleine et entière mesure de l’importance du changement auquel votre cabinet va être confronté ? Pas encore ? Vous êtes déjà convaincu qu’un changement est nécessaire ? Félicitations !

Vous faites partie de ceux qui auront l’opportunité de donner une nouvelle dimension à votre agence. La digitalisation des entreprises est aujourd’hui un processus largement entamé, bien qu’encore en cours. Les technologies permettent d’automatiser de plus en plus de tâches. Et avec leur développement l’attente de plus de services en lignes des utilisateurs, d’accès en temps réel aux données et de mobilité de plus en plus forte.

L’agence immobilière, à la fois entreprise et partenaire privilégiés des particuliers ayant un patrimoine immobilier, est tenue de s’adapter aux nouvelles pratiques. Pour ne pas subir ce phénomène, mais au contraire exploiter l’ensemble des opportunités qu’il ouvre, une réflexion de fond sur les orientations, les perspectives et les changements est nécessaire. Mais alors comment prendre ce virage numérique et aborder la digitalisation de votre agence ? La partie transaction est déjà fortement impliquée dans la digitalisation.

Les outils d’aide à la vente se sont multipliés pour amener une communication nette, fluide et multicanale. Pour les parties syndic et gestion locative, la mise en place est plus lente. Et son succès dépend de plusieurs facteurs. Dans tous les cas, différentes options technologiques s’offriront à vous. Alors réalisez vos arbitrages en connaissance de cause, selon des fondements solides. Votre choix aura des implications à court, à moyen, et même à long terme, dont vous devez être conscient.

L’importance du facteur humain dans la transformation digitale
Vos collaborateurs, ont pour la plupart, intégré le digital à leurs usages privés : smartphone, commerce en ligne, moteurs de recherche, etc. Pourtant, on constate davantage de difficultés à intégrer le numérique aux pratiques professionnelles. La transformation digitale de l’entreprise demande un changement de culture. Une culture moins verticale, plus de passerelles entre activités, de l’agilité, une posture permanente de test and learn. Pour le chef d’entreprise, la digitalisation signifie communiquer plus et mieux avec ses équipes, favoriser la parole de chacun, développer le droit à l’erreur, faire parler les différentes expertises. Il est plus souvent facile de faire comme avant, mais ce n’est plus suffisant.

La réussite de la digitalisation de votre agence repose sur votre implication pleine et entière
Le changement de paradigme que requiert la transformation digitale est avant tout une affaire de choix, votre choix. Il est de votre prérogative d’être porteur d’un projet véritablement moteur, motivé et fédérateur. Et ce, avant l’adoption d’une solution logicielle nouvelle.

Le choix de cette solution, repose en effet sur votre capacité à vous poser les bonnes questions et sur les réponses que vous y apporterez : Quels outils utilisez vous aujourd’hui ? Pour quelles fonctionnalités ? Quelles utilisations ? Lesquels souhaitez vous conserver dans votre future organisation ? Pourquoi ? Quels objectifs poursuivez vous ? Comment les atteindre ? Avec quels outils ? Quelle organisation ? Sur quels critères comparer les différentes solutions existantes ? Comment les déployer et migrer ? Avec quels risques ? Comment les anticiper ? Quel impact sur votre fonctionnement ? Quels bénéfices ?

Pour transmettre cette vision à vos équipes et pour conduire le changement, vous devez être totalement convaincu de l’absolu nécessité d’un changement de modèle, et de pertinence de la solution que vous avez choisie et des raisons pour lesquelles vous l’avez fait. Pendant le déploiement de cette solution, votre implication sera également la garantie que les bonnes informations seront transmises et connues des bonnes personnes, que les bons arbitrages seront réalisés en temps utile.

L’acculturation de vos équipes et la sensibilisation au changement
Nous l’avons vu, tout changement suscite de la résistance, particulièrement dans le milieu du travail. Pour les lever, communication et sensibilisation préalables des collaborateurs sont incontournables, avec différents leviers de communication :

Les perspectives nouvelles qu’offre la migration vers une nouvelle solution logicielle, tant pour le cabinet que pour les collaborateurs.

L’acquisition de nouvelles méthodes, de nouvelles habitudes, de nouveaux process de travail qui engendrera une période temporaire de doute

Sur le plus long terme, l’inévitable évolution des compétences et des périmètres d’intervention de chaque collaborateur.
Vos collaborateurs sont le rouage central de votre ensemble systémique : leur adhésion à votre projet est un facteur clé de succès. Le seul moyen vraiment efficace d’éviter les tensions, voire les situations de blocage.

Profil de la solution logicielle idéale

Une solution sur mesure
Selon la taille, la nature de ses clients, celle de ses prestations, la solution logicielle idéale d’une agence immobilière varie : elle doit s’adapter à ses besoins, non l’inverse. La solution la plus pertinente dépend de ce que vous faites aujourd’hui, de comment vous les faites et de ce que vous devrez faire demain. Ainsi, la solution la plus complète n’est pas forcément la meilleure.

Une solution sécurisée et optimisée
Une solution logicielle doit pouvoir garantir à la fois une mise à jour permanente pour assurer une conformité aux évolutions légales et un niveau de sécurisation optimal, notamment contre d’éventuelles attaques informatiques. Cela engage votre responsabilité vis-à-vis de vos clients, et votre conformité vis-à-vis de vos obligations réglementaires. Les solutions en SaaS ou OnLine, et sous réserve de choisir un partenaire de confiance, constituent une bonne alternative. En permettant de disposer automatiquement des dernières versions et mises à jour de son logiciel, elles vous garantissent de bénéficier d’un outil toujours à jour, tant sur le plan de la sécurité que sur le plan de la mise en conformité légale.

Une solution orientée collaborateurs & clients
La solution retenue doit placer le client au centre de l’organisation et du fonctionnement de votre agence. Il doit pouvoir bénéficier de l’ensemble des outils et services nécessaires à son développement. A ce titre, le fonctionnement collaboratif de la communication constitue une réelle valeur ajoutée, via des espaces en ligne partagés. Le collaboratif permet également la transmission automatisée d’informations entre vos clients et vous. C’est la fin des courriers papiers, des pièces jointes, des intégrations bancaires. Plus de risques d’erreurs et une relation client plus fluide. Vous comme vos clients gagnez du temps, de l’efficacité tout en éliminant des tâches subalternes. Une solution sur-mesure doit coller à vos attentes et viser l’excellence sur les fonctionnalités qui vous concernant. Idéalement, elle sera également intuitive, flexible, évolutive, facile à déployer et à prendre en main.

Les choix technologiques
Choisir une solution logicielle, c’est réaliser des arbitrages. Le mode local est une solution vieillissante et historique. Cela impose de disposer d’un équipement informatique adapté et d’en assurer la maintenance. Première conséquence : vous devez avoir des compétences techniques ou la déléguer, moyennant finance à un tiers.

A l’heure du tout digital, de la rationalisation des process et a fortiori de celle des coûts, rares sont désormais les cabinets qui optent pour cette solution. Peu adaptée aux besoins de transformations digitales – opérées ou en cours de mise en œuvre – ce type de solution est désormais en décalage avec les usages des clients et leurs attentes de digitalisation de l’ensemble des process. Le SaaS – liberté, fluidité, évolutivité : dans ce cas vous n’installez pas le logiciel que vous voulez utiliser sur votre ordinateur : vous y accédez à distance. La plupart du temps, ces logiciels s’utilisent via le navigateur internet.

Plus de panne de serveurs, de question de mise à jour ou en conformité : le SaaS libère votre cabinet de toute contrainte de nature technique. Les mises à jour se font automatiquement, la solution assure la protection des données et vous avez un interlocuteur unique. Cette solution est celle qui assure la plus grande tranquillité d’esprit vis-à-vis des questions logicielles. Vous pouvez alors vous concentrer sur votre cœur de métier : l’immobilier.

Mais Demain…
Pour le moment, la capacité de dialogue entre solutions n’est pas encore parfaite, limitant de fait les bénéfices potentiels. Mais la montée en puissance des API (Application Programming Interface) devrait, dans un futur proche, remédier à ces lacunes : à terme, chaque logiciel utilisé devrait effectivement pouvoir s’intégrer dans un système global hybride et évolutif, totalement sur-mesure et aligné sur les spécificités de l’utilisateur, pour des données partagées en temps réel et en toute sécurité. Alors que le recours à des solutions SaaS s’impose de plus en plus dans les habitudes, le choix du partenaire et l’étude des niveaux de garanties sont des préalables essentiels. C’est en effet l’assurance de ne pas risquer d’arrêt d’exploitation dans l’utilisation de votre solution qui pourrait pénaliser votre activité.
Mais quelles que soient les garanties qui vous sont données, vous accédez à votre solution au travers de votre propre infrastructure Télécom. C’est donc un des points de vigilance important à avoir pour votre projet. L’exploitation d’une solution de production « cœur de métier » doit disposer de la bande passante nécessaire et ne pas risquer d’être ralentie par d’autres flux internet quotidiens.

Le prestataire devra vous fournir des prérequis techniques nécessaires au bon fonctionnement de la solution, et vous communiquer les débits minimums recommandés. De l’ultra sécurisé VPN à la simple ligne ADSL dédiée, les opérateurs télécoms, proposent aujourd’hui un éventail d’offres et de solutions clés en main ou sur-mesure, dont le niveau de sécurisation comme le volume de flux sont adaptables selon les applications que vous utilisez, la sensibilité des données que vous hébergez, le nombre et la nature des utilisateurs, etc… L’infrastructure télécom devra être déterminée en fonction de ces éléments.

Le Prestataire
Le choix du prestataire est essentiel dans une migration. La solution envisagée peut-être la plus parfaite elle ne pourra être optimale que si votre prestataire vous accompagne dans le changement. Si la solution doit s’adapter à vos besoins, votre partenaire doit s’adapter également à votre écoute, votre progression et votre marché. Il est conseiller, concepteur et accompagnateur. Ce binôme est aussi important que celui que vous formez avec vos collaborateurs.

Le temps du déploiement est arrivé

Convaincu de la nécessité de migrer vers une nouvelle solution logicielle, vous vous êtes personnellement investi dans le choix de la solution la mieux adaptée à vos besoins. Vous avez sensibilisé vos équipes aux bénéfices attendus d’une telle migration et sur son impact sur l’organisation de vos process. Il est maintenant temps de déployer la solution choisie.

Analysez vos données
La migration des données se prépare. Il faut analyser (volume, structure, champs, format, qualité, nature…) les données à transférer et les catégoriser. Parfois, les nettoyer ou les transformer pour s’assurer d’une reprise optimale. Cette analyse de vos données constitue le fondement du paramétrage de votre nouveau système, destiné à répondre à vos besoins spécifiques, à vos exigences métiers. Pour ce faire votre prestataire doit pouvoir dialoguer avec les bons interlocuteurs au sein de votre agence.

Nommez un référent au sein de votre cabinet
Interlocuteur privilégié à la fois de votre prestataire et de vos équipes, ce référent à l’avantage de parfaitement connaître l’outil existant, votre organisation et votre fonctionnement. Interlocuteur unique, il tiendra un rôle de facilitateur et de courroie de transmission entre votre prestataire et vos équipes.

Avancez : définissez un rétroplanning et des dates butoirs
Rien de plus contre-productif que de laisser cohabiter vos deux solutions logicielles – l’ancienne et la nouvelle – au sein de votre organisation. De s’enliser au milieu du gué. Il est important de fixer un rétroplanning de votre migration et une date butoir à partir de laquelle votre ancien système ne sera plus accessible.

La formation de vos collaborateurs
La formation de vos équipes au nouvel outil est un élément fondamental de son appropriation rapide d’une part, et de son utilisation optimale d’autre part. Votre prestataire doit être là pour vous accompagner dans cette phase et prodiguer la formation de qualité et le support technique qui faciliteront l’évolution des pratiques. La migration d’un logiciel à l’autre perturbera forcément temporairement le travail de vos équipes.

Il est important de le prendre en compte. La prise en main du nouveau système et l’inévitable changement dans les pratiques et dans l’organisation imposent de prévoir pour les utilisateurs un temps d’adaptation et des phases de tests.

Relation client Arnaud

« Notre rôle est d’aider nos clients à bien préparer leur migration de données. Pour cela, nous les épaulons dans l’inventaire de leurs outils pour s’assurer que la solution choisie répond entièrement à leurs besoins. Nous les accompagnons également dans la définition de leurs objectifs en les aidant à se poser les bonnes questions concernant leurs attentes suite à cette migration » (Arnaud DOILLON, Chef de Projet Migration IdealSoft).

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